差し込み印刷について
差し込み印刷とは？
- 差し込み印刷というのは、指定した場所に異なる住所・電話番号・宛名などを差し込んで印刷する機能のことです。
- 2000人にダイレクトメールを送るとき、いちいち住所や宛名を入力するのは時間と労力の無駄です。業務の効率化を図るため、あらかじめエクセルで住所録を作成しておき、それを「差し込み印刷」という機能を使用することで時間短縮することができるわけです。
- 実際に差し込み印刷を使用すると、このようになります。
差し込み印刷の方法(準備編)
- まず、文書を作成いたします。また、エクセルで住所録も作成しておきます。
- 文書を作成したら、「差し込み文書タグ」にマウスポインタを合わせてクリックします。
- クリックすると画面が下図のように変わるので、「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の印刷」という項目にマウスポインタを合わせてクリックします。
- クリックすると、下図に示すような機能一覧が表示されるので、「既存のリスト使用」(赤枠部分)にマウスポインタを合わせてクリックします。
- このようなダイアログボックスが表示されるので、差し込み印刷に使用する住所録ファイルを選択します。選択方法は下図に示した手順に従ってください。
- 差し込み印刷に使用する住所録ファイルを選択したら、次は「住所録データ」を選択します。使用したい住所録データテーブル(データ表)にマウスポインタを合わせてクリックし色が青く輝いたことを確認してから「OK」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
- そうすると画面が下図のように変わり、「文章入力とフィールドの挿入」グループに色がついて使用可能になります。そうなったら、「差し込みフィールドの挿入」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
- クリックすると、作成した住所ファイルデータテーブルの項目と一致したリストが表示されるので、その中から差し込み印刷に使用する項目にマウスポインタを合わせてクリックします。
- 下図に示すような状態になったら差し込み印刷の準備は完了です。
データが差し込まれているかを確認するには？
- データがきちんと差し込まれているかを確認するときは、「結果のプレビュー」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
- 次の結果を見たいときは、「結果のプレビュー」グループ内にある「▶」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。最後の結果を見たいときは「▶｜」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。1つ前の結果を見たいときは「◀」ボタンに、先頭に戻したい場合は「｜◀」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
差し込み印刷の方法(印刷編)
- 準備が終わったら印刷に移ります。差し込み印刷を行うときは一番右端にある「完了と差し込み」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
個別のデータを印刷するとき
- 個別のデータを印刷するときは、「結果のプレビュー」グループ内にある「◀」や「▶」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。表示させたら「完了と差し込み」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。そうすると、印刷方法が3つ表示されます。その中から「文書の印刷」という項目にマウスポインタを合わせてクリックします。
- このようなダイアログボックスが表示されるので、その中から「現在のレコード」という項目にマウスポインタを合わせてクリックし、●がついたことを確認したら「OK」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
全部印刷するとき
- すべてのデータを印刷するときは、「完了と差し込み」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。そうすると、印刷方法が3つ表示されます。その中から「文書の印刷」という項目にマウスポインタを合わせてクリックします。
- このようなダイアログボックスが表示されるので、その中から「全て」という項目にマウスポインタを合わせてクリックし、●がついたことを確認したら「OK」ボタンにマウスポインタを合わせてクリックします。
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